RANCANGAN AKTIVITAS TUTORIAL (RAT)
Mata Kuliah : Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital
Kode/SKS : ASIP 4324 / 3 SKS
Nama Tutor : Herwati Dwi Utami
Deskripsi Singkat : Mata kuliah ini membahas materi mengenai konsep-konsep dasar arsip vital. Pembahasan dimulai dari latar belakang pengelolaan arsip vital, pengertian arsip vital , identifikasi arsip vital, hubungan arsip vital dan risk management, faktor-faktor perusak arsip, program arsip vital, metode arsip vital, dan pedoman pengelolaan arsip
Kompetensi Umum : Mahasiswa diharapkan mampu menata dan mengelola arsip vital untuk
kelancaran operasional organisasi.
| No. | Kompetensi Khusus | Pokok Bahasan | Sub Pokok Bahasan | Model Tutorial | Tugas Tutorial | Estimasi Waktu | Daftar Pustaka | Tutorial ke |
| 1 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a. Pengertian Arsip Vital b. Alasan pen tingnya pe ngelolaan ar sip vital | Pengertian Dan Perlunya Perlindungan Arsip Vital | a.Pengertian Arsip Vital b.Alasan penting nya pengelolaan arsip vital | Materi tu torial ditu angkan da lam pro gram kom puter dan diakses melalui internet | | 1 minggu | Modul 1 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 1 |
| 2 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a.Identitikasi Arsip b.Pengelompokan arsip atau klasifikasi arsip menurut kepentingan organisasi | Identifikasi dan Klasifikasi Arsip | a. Identifikasi Arsip b. Pengelompokan arsip atau klasifikasi arsip menurut kepentingan organisasi | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | | 1 minggu | Modul 3 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital4 | Tutorial 2 |
| 3 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a.Konsep Dasar tentang Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) b. Tahapan kegiatan dalam Manajemen Keadaan Darurat | Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) Arsip Vital | a.Konsep Dasar tentang Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) b.Tahapan kegiatan dalam Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | Tugas 1 | 1 minggu | Modul 4 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 3 |
| 4 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a Kerusakan dan Musnahnya Arsip karena Faktor Fisika, Kimia, dan Biota b Kerusakan dan Musnahnya Arsip karena Faktor bencana Alam dan Manusia. | Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Dan Musnahnya Arsip | 1) Kerusakan dan Musnahnya Arsip karena Faktor Fisika, Kimia, dan Biota 2) Kerusakan dan Musnahnya Arsip karena Faktor bencana Alam dan Manusia. | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | | 1 minggu | Modul 5 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 4 |
| 5 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a. Tujuan Program arsip vital b.Jadwal Retensi Arsip Vital | Tujuan Program Arsip Vital Dan Jadwal Retensi Arsip Vital | a.Tujuan Program arsip vital b.Jadwal Retensi Arsip Vital | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | Tugas 2 | 1 minggu | Modul 6 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 5 |
| 6 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a.Cara-cara dalam proteksi arsip vital b.Metode Pemulihan Arsip Vital | Proteksi dan Pemulihan Arsip Vital | a.Cara-cara dalam proteksi arsip vital b. Metode Pemulihan Arsip Vital | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | | 1 minggu | Modul 7 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 6 |
| 7 | Mahasiswa diharapkan mampu menjelaskan: 1.Jenis media rekam arsip elektronik; 2. Bentuk perlin dungan arsip vital elektronik; 3.Bentuk pelestarian arsip vital elektronik; 4. Bentuk Reprografi arsip vital non kertas. | a. Proteksi Arsip Vital non kertas | a.Proteksi dan pelestarian arsip vital elektronik | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | Tugas 3 | 1 minggu | Modul 8 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 7 |
| 8 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a.Pentingnya Manual Dalam Pengelolaan Arsip Vital b.Informasi-informasi apa sa ja yang terdapat dalam manual; c.penanggung –jawab program arsip vital; d Pendistribusian manual | Manual Pengelolaan Arsip Vital | a.Pentingnya Manual Dalam Pengelolaan Arsip Vital | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | | 1 minggu | Modul 9 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 8 |
Mengetahui
Ketua Program D4 Kearsipan Penelaah Materi, Pengembang Materi
29 Pebruari - 6 Maret 2016
INISIASI 1
PENGERTIAN DAN PERLUNYA PERLINDUNGAN ARSIP VITAL
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
• Untuk pertemuan kali ini kita akan membicarakan mengenai Pengertian Dan Perlunya Perlindungan Arsip Vital
PENGERTIAN ARSIP VITAL
• Arsip Vital adalah informasi terekam yang penting untuk kelangsungan dan penyusunan kembali suatu organisasi. Rekaman-rekaman tersebut penting untuk menentukan kedudukan organisasi dimata hukum seperti undang-undang atau peraturan suatu organisasi dan penting untuk perlindungan hak-hak organisasi.
• Arsip vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima.
• Arsip vital dapat berupa media apa saja seperti hardcopy, media magnetis. Apapun bentuk medianya arsip vital diperlukan demi kelangsungan hidup badan korporasi.
• Contoh dari arsip vital ini antara lain akte pendirian perusahaan, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta persetujuan.
• Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar.
PERLINDUNGAN ARSIP VITAL
• Arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.
• Upaya penyelamatan arsip vital mencakup perlindungan terhadap bencana seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah penempatan
Beberapa Alasan Pengamanan Dan Perlindungan Arsip Vital
• Alasan Ekonomis. Hal ini menyangkut biaya pemeliharaan, peralatan penggunaan ruang penyimpanan
• Alasan Hukum. Setiap organisasi memerlukan status hukum, baik yang berkaitan dengan keberadaan, eksistensi maupun berhubungan dengan organisasi yang lain.
• Alasan Politis. Informasi dalam arsip sering kali bersifat rahasia organisasi.
DISKUSI 1
mengapa diperlukan pengamanan dan perlindungan terhadap arsip vital?
7 Maret - 13 Maret 2016
FORUM DISKUSI 2
mengapa diperlukan identifikasi dan klasifikasi dalam pengelolaan arsip ?.
INISIASI 2
Pengelompokan Arsip Atau Klasifikasi Arsip Menurut Kepentingan Organisasi
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan kali ini kita akan membicarakan mengenai Pengelompokan Arsip Atau Klasifikasi Arsip Menurut Kepentingan Organisasi
IDENTIVIKASI ARSIP VITAL
Sebelum melakukan klasifikasi arsip vital , maka langkah awal adalah melakukan identifikasi sehingga suatu organisasi atau lembaga akan memperoleh arsip-arsip yang dikategorikan arsip vital.
Dalam kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal berikut:
1. Tugas dan Fungsi Organisasi Melalui Struktur Organisasi
Dengan mengenali tugas dan fungsi organisasi/unit organisasi akan dapat diketahui informasi-informasi/dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan kerjanya.
2. Fungsi-fungsi Operatif/Substantif dan Fasilitatif
a. Fungsi operatif/substantif. Fungsi ini berusaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dalam tugas-tugas pokok. Fungsi operatif tertercim dalam sturktur organisasi dengan satuan kerjanya.
b. Fungsi fasilitatif. Untuk memperlancar fungsi operatif/substantif, organisasi memerlukan satuan kerja guna untuk memperlancar segala apa yang dibutuhkan oleh satuan-satuan kerja. Satuan kerja ini disebut dengan fungsi fasilitatif.
3. Kebijakan dan Strategi Organisasi
Setiap organisasi dipastikan memiliki kebijakan dan strategi yang berfungsi sebagai panduan/arahan bagi organisasi dan setiap satuan kerjanya. Dengan memahami kebijakan dan strategi organisasi, maka akan lebih mudah untuk mengidentifikasi arsip-arsip yang diproduksi oleh organiasi.
Klasifikasi Arsip
• Pengklasifikasian arsip merupakan cara pengelompokan arsip berdasarkan kepentingan bagi organisasi dalam rangka menetapkan arsip vital
• Dalam hal ini, arsip dikelompokkan/dipisahkan sesuai dengan kepentingan organisasi sebagaimana dikemukakan oleh Betty R. Ricks (1992:246):
Arsip Vital (Vital Records)/Arsip Kelas Satu.
• Arsip vital merupakan arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Tanpa arsip ini organisasi tidak akan berjalan lancar dan baik, bisa saja tanpa arsi vital ini organisasi akan berhenti.
contoh: SK berdirinya perusahaan/organisasi, perjanjian kerjasama, kontrak jangka panjang, daftar pemengang saham, hak cipta dan paten, dll.
• DuaArsip Penting (Important Records)/Arsip Kelas .
Arsip penting dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun menyelesaikan berbagai masalah. Jika arsip kategori ini hilang atau rusak, masih dapat digantikan dengan cara duplikasi
• Arsip Berguna/Bermanfaat (Used Records)/Arsip Kelas Tiga.
• Arsip dinamis yang diperlukan agar organisasi tidak terganggu kegiatannya. Arsip ini dapat digantikan dengan informasi dari sumber lain. Arsip ini manfaatnya hanya sementara, sehingga penyimpanannya tidak memerlukan persyaratan secara khusus.
Arsip Yang Tidak Berguna (Non Essential Records)/Arsip Kelas Empat.
Arsip dinamis ini tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi. Informasi yang tekandung di dalam arsip ini sudah diketahui umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan secara khusus. Arsip ini bahkan bisa dimusnahkan.
Contoh: arsip permintaan yang telah ditindaklanjuti, pengumuman yang sudah kedaluwarsa, ucapan terimakasih
14 Maret - 20 Maret 2016
INISIASI 3
Konsep Dasar Dan Tahapan Kegiatan Dalam Manajemen Keadaan Darurat (Emergency
Management)
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan kali ini kita akan membicarakan mengenai Konsep Dasar Dan Tahapan Kegiatan Dalam Manajemen Keadaan Darurat (Emergency
Management)
Emergency/ keadaan darurat adalah suatu kejadian yang mengakibatkan kerugian organisasi yang terjadi dengan tidak terduga, dimana pegawai diharapkan dapat melakukan tindakan penyelamatan aset organisasi dan menjaga agar organisasi dapat tetap berjalan.
Emergency management merupakan pendekatan yang terencana untuk mencegah bencana, persiapan, serta tindakan dalam menghadapi keadaan darurat, serta pemulihan setelah terjadi bencana.
Tahap Kegiatan dalam Emergency Management :
a. Pencegahan (prevention) : mencegah kerusakan arsip dan informasi akibat bencana
b. Persiapan (preparedness) : meliputi kegiatan yang mengarahkan tindakan jika terjadi bencana.
c. Tindakan (response) : kegiatan menghadapi suatu keadaan darurat, dan ada inisiatif dalam melindungi dan menyelamatkan organisasi
d. Pemulihan (recovery) : mengumpulkan dan memperbaiki semua sumber/aset setelah terjadi bencana
Keuntungan dari Emergency Management Planning:
a. Memulai kembali kegiatan secara cepat
b. Memperbaiki tingkat keselamatan
c. Melindungi aset vital organisasi
d. Mengurangi biaya asuransi
e. Memperbaiki tingkat keamanan
f. Mematuhi peraturan
g. Mengurangi kesalahan karena panik
Tujuan Utama Emergency Management Plan
a. Mengidentifikasi dan melindungi arsip vital suatu organisasi
b. Mengurangi resiko akibat bencana akibat kesalahan manusia.
c. Menjamin organisasi mampu melanjutkan kegiatan secara efektif setelah terjadi bencana.
d. Menjamin organisasi mampu pulih kembali dengan cara merekonstruksi arsip yang tersisa
DISKUSI 3
mengapa emergency management diperlukan dalam organisasi atau perusahaan dalam rangka menyelamatkan arsip ?.
Tugas 1
Untuk tugas pertama ini silahkan Saudara menjawab pertanyaan berikut:
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip vital merupakan aset bagi suatu organisasi.
2. Jelaskan penggolongan arsip berdasarkan kepentingan organisasi menurut Betty R Risk dan berikan contoh untuk masing-masing penggolongan tersebut
3. Coba sebutkan beberapa keuntungan dengan diterapkannya manajemen keadaan darurat disuatu organisasi.
21 Maret - 27 Maret 2016
INISIASI 4
Faktor-faktor Penyebab Kerusakan dan Musnahnya Arsip
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ini kita akan membicarakan mengenai Faktor-faktor Penyebab Kerusakan dan Musnahnya Arsip
Penyebab Kerusakan Arsip
a. Faktor Fisika : cahaya, debu, suhu dan kelembaban
b. Faktor Biota : serangga, hewan pengerat, kutu buku, kumbang, ngengat dan jamur
c. Faktor Kimia : kertas, tinta dan zat asam
d. Faktor Bencana Alam : banjir, kebakaran, tsunami dll
e. Faktor Manusia : kelalaian, ketidak tahuan, kesengajaan
Jamur
Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban di atas 0% RH (relative humidity).
Jamur ini dapat membusukkan selulos dan kertas. kertas berubah menjadi kuning, coklat datu bintik-bintik hitam, merusakkan perekat serta melengketkan antara satu kertas dengan kertas lainnya.
Jamur juga menyebabkan timbulnya "foxing" yaitu bintik-bintik coklat pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua. Bintik-bintik tersebut sebagai akibat dari reaksi kimia antara campuran besi yang terkandung di dalam kertas dan asam organik yang dikeluarkan oleh jamur.
Kerusakan fisik
Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Ketiganya merupakan penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau oxidatic di dalam kertas.
Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar ultraviolet. Ultraviolet dapat merusakkan selulos kertas dan bahan-bahan lain arsip, tekstil, lukisan, dan sebagainya. Banyak kertas luntur warnanya dan menjadi lemah atau getas jika terkena sinar.
Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban di dalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur.
FORUM DISKUSI 4
mengapa manusia dianggap sebagai salah satu faktor penyebab kerusakan arsip?
28 Maret - 3 April
INISIASI 5
PROGRAM ARSIP VITAL DAN JADWAL RETENSI ARSIP
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ke -5 ini kita akan membicarakan mengenai PROGRAM ARSIP VITAL DAN JADWAL RETENSI ARSIP
Program arsip vital adalah sebagai suatu metode yang sistematis dalam melakukan seleksi, perlindungan dan penyediaan arsip disaat emergensi .
Tujuan Program Arsip Vital :
• Menetapkan /menentukan jenis-jenis arsip vital
• Menentukan siapa yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip vital
• Menganalisa dan mengklasifikasi arsip yang katagori vital
• Merancang metode perlindungan arsip vital yang paling tepat
• Menyeleksi fasilitas penyimpanan arsip vital yang tepat
• Mengembangkan SOP terhadap pengelolaan arsip vital
• Mengaudit dan melakukan uji coba prosedur program arsip vital
Beberapa hal yang diperlukan dalam rancangan program arsip vital yaitu :
1. Dukungan dan persetujuan top manajemen
2. Penunjukan Personal
3. Penentuan jenis arsip vital
4. Penentuan Lokasi Penyimpanan
5. Penentuan Metode Penyimpanan
Pengertian
Jadwal Retensi Arsip Vital adalah program yang memuat jadwal dan prosedur penyimpanan arsip vital milik suatu organisasi /perusahaan/ perorangan.
Tujuan Retensi Arsip :
• Memenuhi keperluan perusahaan dan Persyaratan perundang-undangan.
Dalam penyusunan jadwal retensi sekurang-kurangnya harus ditentukan beberapa hal, yaitu :
1. Subyek utama
2. Serie berkas
3. Jangka simpan
4. Penetapan musnah atau permanent.
Jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkan pada data yang akurat. Akurasi data diperlukan karena 3 alasan :
1. Jadwal retensi harus mengcover seluruh serie berkas yang tercipta dalam suatu organisasi.
2. Jadwal retensi harus mampu memberikan kepastian jangka simpan sehingga efisiensi dan
efektifitas dapat diwujudkan
3. Jadwal retensi menentukan nasib akhir suatu berkas, baik musnah atau permanent.
FORUM DISKUSI 5
mengapa dalam rancangan program arsip vital harus mendapat dukungan dan persetujuan dari top manajemen?
Tugas 2
Cobalah anda menyusun jadwal retensi arsip vital dari dokumen yang anda miliki ataupun dari dokumen di unit anda kerja
4 April - 10 April 2016
FORUM DISKUSI 6
Apa yang harus dilakukan untuk pemulihan arsip kertas yang mengalami kerusakan akibat bencana banjir.
INISIASI 6
Proteksi dan Pemulihan Arsip Vital
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ini kita akan membicarakan mengenai Proteksi dan Pemulihan Arsip Vital
Proteksi arsip vital adalah tindakan preventif yang dilakukan sebelum terjadinya suatu peristiwa yang berdampak pada rusak dan musnahnya arsip.
Faktor yang berperan mempengaruhi pemilihan metode proteksi arsip vital :
a) Kebutuhan akses : harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi
b) Lamanya masa simpan : perbedaan masa simpan arsip akan berpengaruh pada pemilihan metode proteksi
c) Kualitas Fisik Arsip : arsip yang sering digunakan agar tidak rusak, maka perlu dipikirkan untuk dialihmediakan atau dibuatkan copynya.
Beberapa Cara Proteksi Arsip Vital :
a) Duplikasi : membuat salinan arsip asli untuk mencegah hilangnya arsip asli .
b) Pemencaran (dispersal) : dilakukan untuk antisipasi terjadinya bencana yang mengakibatkan kerusakan arsip vital.
Sasaran dalam Pencegahan dan Pemulihan Arsip :
• Adanya metode yang efektif dan efisien dalam pencegahan kerusakan arsip
• Adanya koordinasi dalam melakukan pemulihan arsip pasca bencana
• Meminimalkan adanya gangguan terhadap bencana terhadap kegiatan rutin
• Membatasi perluasan kerusakan dan mencegah terjadinya kerusakan yang lebih luas
• Menyediakan jasa dan operasi pemulihan yang cepat
• Mencegah kerusakan terhadap harta dan aset organisasi
• Menjamin kelangsungan organisasi akibat terjadinya bencana
Bentuk-bentuk Metode Pemulihan Arsip Vital
• Vacuum Freeze Drying : proses yang dilalui bahan-bahan arsip kertas untuk dikeringkan dalam ruang bersuhu tinggi
• Vacuum Drying : sarana untuk memproses kertas-kertas basah di ruangan kering
• Freezing : kertas yang basah dimasukkan ke ruangan yang bersuhu di bawah titik beku
• Air Drying : pengeringan udara dilakukan pada suhu 10-12 derajad celcius dengan kelembaban 25-35%
11 April - 17 April 2016
FORUM DISKUSI 7
topik diskusi yang akan didiskusikan kali ini adalah tentang langkah-langkah apa saja yang dapat dilakukan dalam pengamanan arsip vital elektronik?
Tugas 3
1.Apakah yang dimaksud dengan kegiatan pemulihan arsip/ jelaskan
2.Apakah yang anda ketahui tentang reprografi arsip vital elektronik/ jelaskan.
INISIASI 7
Proteksi Arsip Vital Non Kertas (elektronik)
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ini kita akan membicarakan mengenai Proteksi Arsip Vital non kertas (elektronik)
Media Rekam Arsip Elektronik :
Media bentuk khusus
Media magnetik
Media optik
Metode Proteksi Arsip Elektronik :
Metode rekaman data
Microforms sebagai sumber cadangan
Perlindungan file-file EDP
Reprografi arsip vital elektronik adalah penggandaan sebuah dokumen yang mencakup copying, duplicating, microcopying.
Dalam arsip vital elektronik, reprografi yang sering digunakan adalah bentuk microcopying dengan mengalihmediakan arsip yang semula dalam bentuk kertas dan di buat back-up untuk disimpan dalam betuk media lain selain kertas.
Pengamanan dan Pelestarian Arsip Vital Elektronik :
Pencurian dan pengkopian arsip elektronik biasanya tidak meninggalkan bekas. Untuk menghindari pencurian arsip, pengkopian arsip, dan penghancuran arsip elektronik salah satu caranya adalah memberikan password untuk membuka arsip elektronik
18 April - 24 April 2016
FORUM DISKUSI 8
Mengapa manual diperlukan dalam pengelolaan arsip vital?
INISIASI 8
Manual Dalam Pengelolaan Arsip Vital
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ini kita akan membicarakan mengenai Manual Pengelolaan Arsip Vital
Manual Pengelolaan Arsip Vital berfungsi sebagai petunjuk untuk melaksanakan pekerjaan dalam mengelola arsip vital.
Informasi dalam Manual Arsip Vital :
Penanggung jawab program arsip vital
Instruksi dan prosedur pengidentifikasian arsip vital
Metode perlindungan dan penyimpanan lokasi arsip vital
Metode peminjaman dan penemuan arsip vital
Instruksi dan prosedur pemindahan arsip vital
Instruksi dan prosedur pemusnahan arsip vital
Formulir yang digunakan dalam arsip vital
Jadwal Retensi arsip
Manual arsip vital harus memenuhi syarat sebagai berikut :
Bahasa yang digunakan bersifat teknik operasional
Bahasa harus singkat, jelas
Didukung oleh air kegiatan (flow–chart)
Usahakan manual disusun dengan jumlah minimal
Sumber : elearning.ut.ac.id
