Materi Tutorial online Asas-Asas Manajemen 2016.
29 Pebruari - 6 Maret 2016
Inisiasi 1
Topik yang akan didiskusikan dalam tuton ini adalah:
1. Kelompok manajer bukanlah merupakan kelompok yang homogen dan beberapa pimpinan perusahaan yang berskala dunia, yang lain memimpin perusahaan kecil atau satu bagian dari perusahaan yang besar.
Manajer juga memiliki cara-cara yang berbeda di dalam menjalankan manajemennya ada yang memberikan kesempatan bagi orang lain dalam mengambil atau membuat keputusan-keputusan yang kecil (minor) namun ada pula yang tidak mau orang lain melakukannya. Sehingga hal-hal kecilpun harus diputuskannya sendiri.
2. Di dalam manajemen tentu kita mengenal ada beberapa fungsinya.
Menurut Anda apakah diantara beberapa fungsi itu sendiri saling adanya kaitan dan perbedaan ?
Berikan tanggapan Anda.
7 Maret - 13 Maret 2016
INISIASI 2
PERKEMBANGAN MANAJEMEN
Setelah mengetahui tentang manajemen dan fungsi-fungsinya, dalam topik ini akan dibahas tentang manajemen dan perkembangannya.
Pemikiran manajemen terus berkembang dan menghasilkan aliran pemikiran manajemen menjadi
Aliran klasik yang dibagi menjadi manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik
Aliran neo-klasik (aliran hubungan/perilaku manusia)
Aliran manajemen modern
Aliran klasik
Manajemen ilmiah
Pelopor manajemen ilmiah adalah Frederick Winslow Taylor, yang kemudian diteruskan oleh tokoh-tokoh manajemen berikutnya yaitu Frank dan Lilian Gilbreth, Henry Gant, dan Harington Emerson
Dalam manajemen ilmiah, inti yang diperoleh adalah
unsur-unsur kerja manusia diperoleh secara ilmiah, tidak berdasar intuisi
memunculkan fungsi-fungsi manajemen, sehingga pekerja pada saat itu tidak memilih sendiri cara mengerjaan pekerjaannya
mengembangkan usaha kerja sama antar pekerja
membagi tugas antara manajemen dan pekerja, sehingga terbentuk tugas sesuai kemampuan, yang akan meningkatkan efisiensi.
Dari hal di atas, maka dalam suatu praktik kerja, dituntut hal-hal sebagai berikut.
ditiadakannya pemborosan
melatih pekerja untuk memenuhi persyaratan yang diminta
adanya spesifikasi kegiatan
menciptakan standar kerja
karena ilmu ini menitikberatkan pada sisi psikologi pekerja dan aspek moral dalam produksi, serta menciptakan sistem pengupahan dan skedul produksi, maka ilmu ini menyumbang perubahan besar terhadap perkembangan manajemen praktis.
Teori organisasi klasik
Dipelopori oleh Henry Fayol yang mengemukakan teknik-teknik administrasi sebagai pedoman pengelolaan organisasi yang kompleks. Fayol mendefinisikan fungsi manajemen atau administrasi menjadi lima, yaitu
perencanaan
pengorganisasian
pemberian perintah
pengkoodinasian
pengawasan
Fayol juga mengemukakan adanya 14 prinsip manajemen yaitu
pembagian kerja
wewenang
disiplin
kesatuan perintah
kesatuan pengarahan
kepentingan individu di bawah kepentingan organisasi
adanya balas jasa
sentralisasi
garis perintah
perintah/order
keadilan
stabilitas personalia
inisiatif
rasa bersatu senasib (esprit de corps)
Selain Fayol masih banyak tokoh lain yang merupakan kontributor dalam mengembangkan ilmu teori organisasi klasik ini, antara lain adalah James D. Mooney, Mary Parker Follett, dan Chester I. Barnard, di mana dua nama terakhir merupakan jembatan penghubung antara teori organisasi klasik dengan aliran hubungan/perilaku manusia.
Aliran neo-klasik (aliran hubungan/perilaku manusia)
Aliran ini dipelopori oleh Hugo Munsterberg dan Elton Mayo.
Munsterberg menerapkan pendekatan psikologi untuk membantu pencapaian tujuan produktifitas, yang meliputi
penemuan the best possible person
penciptaan the best possible work
penggunaan the best possible effect untuk memotivasi karyawan.
Jadi, dalam aliran ini manajemen harus memerhatikan perilaku manusia, dan interaksi baik antar manusia dalam lingkungan manajemen maupun di luar manajemen.
Tokoh lain yang berperan dalam perkembangan aliran perilaku manusia antara lain adalah Fritz J. Roethlisberger dan William J. Dickson.
Aliran manajemen modern
Manajemen berkembang menjadi 2 jalur, yang pertama merupakan perkembangan dari aliran perilaku manusia, menjadi Perilaku Organisasi dan yang kedua berkembang dari manajemen ilmiah dan dikenal menjadi aliran kuantitatif.
Perilaku organisasi
Tokoh pelopornya adalah: Abraham Maslow (hirarki kebutuhan), Douglas Mc. Gregor (teori X dan Y), Frederick Herzberg (teori motivasi higienis), Robert Blake dan Jane Mouton (lima gaya kepemimpinan dan managerial grid), Rensis Likert (empat sistem manajemen), Fred Fiedler (pendekatan contingency pada studi kepemimpinan), Chris Argyris (organisasi sebagai sistem sosial) dan Edgar Schein (dinamika kelompok)
Prinsip dasar Perilaku organisasi
manajemen bukanlah suatu proses teknik yang ketat.
manajemen harus sistematik dan pendekatannya dipertimbangakan secara hati-hati.
dalam organisasi pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi.
pendekatan motivasi penting untuk mendapat komitmen pekerja dalam mencapai tujuan.
Aliran kuantitatif
Aliran ini ada ditandai dengan berkembangnya dan keberhasilan tim-tim riset operasi. Prosedur riset operasi ini diformalisasikan menjadi management science.
Langkah pendekatan managemen science adalah
perumusan masalah
penyusunan model matematis
mendapat penyelesaian masalah dari model
pengujian model dan hasilnya
penetapan pengawasan atas hasil
pelaksanaan /implementasi hasil
Perkembangan teori manajemen masa depan kemungkinan akan menuju pada:
dominan: salah satu aliran akan muncul sebagai yang paling bermanfaat
divergence: setiap aliran berkembang sesuai jalurnya
convergence: aliran menjadi sepaham, dengan kecenderungan adanya kekaburan batasan di antara mereka
sintesa: masing-masing aliran berintegrasi
proliferation: kemungkinan munculnya aliran lebih banyak lagi.
Diskusi
Dalam sistem Taylor, ada beberapa hal yang diinginkan oleh Taylor, misalnya bukan hanya menegaskan pekerja yang berada dibawahnya untuk bisa melayani beberapa bidang kegiatan yang merupakan tehnik-tehnik dari manajemen ilmiah saja, tetapi Taylor juga menginginkan adanya revolusi mental yang meliputi pihak manajer dan buruh. Bagaimana tanggapan saudara ?
14 Maret - 20 Maret 2016
inisiasi 3
Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu proses, yaitu suatu proses yang tidak mempunyai penyelesaian atau titik akhir. Proses ini dimaksudkan untuk mendapatkan pemecahan.
Perencanaan (planning ) berhubungan dengan masa yang akan datang yang merupakan suatu hal yang belum tentu dikenal serta penuh dengan ketidakpastian, perencanaan juga merupakan proses pemilihan dan pengembangan dari tindakan yang paling baik atau menguntungkan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Fungsi perencanaan merupakan landasan pokok bagi fungsi-fungsi manajemen lainnya. Melalui perencanaan, kegiatan manajemen dapat dilakukan dengan lebih efisien dan efektif sehingga dapat membantu pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Perencanaan juga dapat membantu manajer dalam pengambilan keputusan dan melakukan sebuah tindakan yang akan diambil
Sebelum menyusun sebuah perencanaan, perlu diketahui terlebih dahulu langkah-langkah utama dalam mengambil keputusan, yaitu:
1. Perumusan masalah
2. Identifikasi sasaran
3. Analisis dan menggolongkan informasi
4. identifikasi peluang dan hambatan perencanaan
5. menentukan alternative
6. memilih alternative
7. implementasi
8. evaluasi
Dalam menyusun sebuah perencanaan, perlu memperhatikan hal-hal penting sebagai berikut:
1. sasaran (objective)
2. kebijakan (policy)
3. prosedur standar/ukuran baku
4. metode (method)
5. anggaran (budget)
6. program
7. proyek
Alat-alat yang digunakan dalam membuat perencanaan, meliputi:
1. Melihat perubahan lingkungan (Environmental Scanning/ES)
ES dapat dilakukan dengan menyeleksi sejumlah besar informasi untuk mengantisipasi dan menginterpretasikan perubahan lingkungan. ES juga dapat menghindari efek buruk yang ditimbulkan oleh para kompetitor.
2. Peramalan (Forecasting)
Forecasting dapat digunakan untuk memprediksi hasil yang akan dicapai baik dengan menggunakan kualitatif maupun kuantitatif.
3. Benchmarking
Benchmarking merupakan cara untuk mencari praktik terbaik yang berasal dari para kompetitor, yang ditunjukkan dengan performance yang lebih baik.
Diskusi 3
Silahkan Saudara-saudara Mahasiswa berdiskusi berdasarkan artikel dibawah ini. Bagaimana menurut Saudara perencanaan pembagungan infrastruktur Indonesia dikaitkan dengan ilmu managemen?
Pembangunan Infrastruktur Harus Melibatkan Masyarakat
Oleh: Nobertus Arya Dwiangga M
"Kalau kepala daerah taat dengan RUTR yang diterjemahkan ke dalam rencana tata ruang wilayah, pembangunan akan lebih terarah. Sebaliknya, kalau seenaknya sendiri, yang terjadi mismatch," kata pengamat kebijakan publik Agus Pambagio, Selasa (5/12), di Jakarta.
Agus mengatakan, infrastruktur dibangun untuk jangka panjang. Maka, perencanaan kawasan, termasuk pengembangan ekonominya, juga mesti dipikirkan secara matang. Ada kecenderungan, lanjut Agus, kepala daerah hanya memikirkan dan membangun sebatas masa jabatannya saja, yakni lima tahun. Mereka tidak memikirkan pengembangan wilayah untuk jangka panjang.
Menurut Agus, ada banyak contoh pembangunan infrastruktur yang tidak didukung konsistensi kepala daerah terhadap RUTR atau RTRW. Dia memberikan beberapa contoh, misalnya di DKI Jakarta, tumbuhnya kawasan bisnis baru di TB Simatupang karena ada JORR. Kemudian rencana pembangunan Bandara Kertajati di Kabupaten Majalengka, Jawa Barat, yang tidak jelas hendak menyasar penumpang dari mana. Sebab, jika bandara tersebut dibangun, jaraknya jauh dari Kota Bandung dan Jakarta.
Menurut Agus, infrastruktur mesti dimanfaatkan untuk mendukung potensi daerah. Maka, ketika merencanakan RUTR atau pengembangan sebuah wilayah, juga seharusnya turut dipikirkan infrastruktur apa yang diperlukan. "Jadi pembangunan infrastruktur itu tidak asal bangun, tetapi ada arahnya. Ini yang juga perlu dipikirkan kepala daerah," kata Agus.
Pemerintah berencana untuk mempercepat pembangunan infrastruktur sejak awal tahun. Untuk itu, kementerian teknis terkait, seperti Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, sudah memulai lelang paket proyek infrastruktur sejak September tahun lalu.
Dengan demikian, ditargetkan paket proyek kementerian yang mendapat anggaran Rp 104 triliun pada 2016 itu dapat menandatangani kontrak sejak awal Januari dan mengerjakannya sejak awal tahun. Direncanakan, penandatanganan paket proyek di Kementerian PUPR pada 6 Januari besok akan dihadiri Presiden Joko Widodo.
Secara terpisah, Wakil Ketua Umum Kamar Dagang dan Industri (Kadin) Indonesia Bidang Pengembangan Kawasan Ekonomi Sanny Iskandar mengatakan, percepatan proyek infrastruktur di tahun 2015 dan diawal 2016 sangat terasa dibandingkan tahun-tahun sebelumnya. Hal itu dirasakan terutama di Jabodetabek dan Karawang (Metropolitan Priority Area) ataupun di daerah, khususnya di pusat-pusat pertumbuhan wilayah ekonomi atau industri.
"Kami berharap agar perencanaan pengembangan proyek-proyek infrastruktur yang difasilitasi oleh pemerintah melibatkan para pengembang kawasan industri dan pelaku industri manufaktur di daerah sehingga jenis dan kapasitasnya sesuai dengan yang dibutuhkan," ujar Sanny yang juga merupakan Ketua Umum Himpunan Kawasan Industri Indonesia.
***
Dari www.print.kompas.com edisi Senin 5 Januari 2016
TUGAS 1
1) Fungsi pokok manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan, di mana keempat hal ini membentuk proses manajemen. Proses manajemen ini merupakan suatu alat, di mana seorang manajer melakukan manajemen. Coba Saudara jelaskan secara singkat proses manajemen yang dilakukan seorang manajer !
2) Dari penjelasan Saudara pada poin 1, dapat dilihat tanda atau ciri yang membedakan antara ang manajer dan seorang non manajer. Jelaskan secara singkat ciri-ciri dimaksud!
3) Apakah manajemen dapat memberikan suatu keberhasilan kepada kegiatan manusia? Berikan alasannya!
21 Maret - 27 Maret 2016
PENGORGANISASIAN
Seringkali kita mengatakan bahwa orang yang baik bisa membuat setiap pola organisasi menjadi berhasil. Malahan pernah ada yang mengatakan bahwa kekaburan dalam organisasi baik untuk memaksa orang bekerja dalam tim, karena mereka tahu bahwa mereka harus bekerja sama untuk menyelesaikan sesuatu. Namun tidak dapat diragukan, bahwa orang yang baik dan mereka yang mau bekerja sama akan melakukannya paling efektif kalau mereka tahu bagian yang harus mereka lakukan dalam setiap usaha bersama dan bagaimana peran mereka berhubungan satu dengan yang lain. Hal ini sama benarnya dalam dunia usaha atau pemerintahan seperti dalam sepak bola atau bola voli. Perancangan dan pemeliharaan sistem peran ini pada dasarnya merupakan fungsi manajerial dalam hal Pengorganisasian.
Agar peran organisasi terbentuk dan bermakna bagi orang-orang, peran itu harus mencakup; (1) sejumlah tujuan yang dapat diverifikasi; (2) konsep yang jelas mengenai kewajiban atau aktivitas yang terlibat; (3) bidang kebijakan atau otoritas yang dimengerti, sehingga orang yang memainkannya tahu apa yang dapat dilakukannya untuk memperoleh hasil. Selain itu, untuk menjadikan suatu peran dapat dioperasikan, harus tersedia informasi yang diperlukan dan sarana lain serta sumber-sumber yang penting bagi pelaksanaan suatu peran.
Pengorganisasian sebagai Suatu Proses
Di saat kita memandang organisasi sebagai suatu proses, jelaslah bahwa banyak input yang harus diperhatikan. Pertama-tama struktur itu harus mencerminkan tujuan-tujuan dan rencana-rencana karena aktivitas perusahaan diturunkan dari situ. Kedua, struktur itu harus mencerminkan otoritas yang tersedia bagi manajer-manajer perusahaan; hal itu tergantung dari lembaga-lembaga sosial seperti hak milik pribadi, pemerintahan representatif,dan kebiasaan setempat berupa adat, kode dan undang-undang yang membatasi. Jadi, otoritas dalam organisasi tertentu adalah hal yang ditentukan secara sosial untuk menjalankan kebijakan; dengan demikian organisasi demikian dapat diubah. Ketiga , struktur organisasi, seperti rencana manapun harus mencerminkan lingkungannya. Keempat, organisasi itu harus diisi dengan staf yang terdiri dari orang-orang. Jelaslah, pengelompokkan aktivitas dan penyediaan otoritas dari sebuah struktur organisasi harus memperhitungkan pembatasan-pembatasan dan kebiasaan orang-orang tersebut.
Oleh karena itu, pelaksana-pelaksana dari manajemen diharapkan akan lebih baik dalam mendesain suatu struktur yang tepat kalau mereka mengerti teori dasar dan memakainya sebagai suatu alat diagnosis dan pembimbing untuk menciptakan sebuah struktur yang akan paling baik melayani kebutuhan-kebutuhan dalam keadaan tertentu.
Tingkat-tingkat Organisasi dan Rentang Manajemen
Meskipun alasan untuk mengorganisasi adalah untuk membuat agar kerja sama manusia efektif, dapat ditemukan adanya sebab-sebab dari tingkat-tingkat organisasi dalam pembatasan rentang manajemen. Dengan kata lain, karena ada batas pada jumlah orang-orang yang bisa diawasi seorang manajer, meskipun batas itu berbeda-beda tergantung dari situasi-situasi, hasilnya ialah adanya tingkat-tingkat organisasi.
Masalah-masalah yang sering timbul dengan tingkatan-tingkatan adalah :
1. Semakin banyak tingkatan, maka semakin banyak biaya yang dikeluarkan. Hal ini karena, semakin banyak tingkatan, tentunya semakin banyak usaha dan uang yang dikorbankan untuk mengelola, disebabkan oleh tambahan manajer, staf untuk membantu mereka dan kebutuhan untuk mengkoordinasi aktivitas departemen, ditambah biaya fasilitas untuk pegawai itu.
2. Tingkat-tingkat departemen memperumit komunikasi. Sebuah perusahaan dengan banyak tingkatan akan menemui kesulitan untuk mengkomunikasikan tujuan-tujuan, rencana-rencana dan kebijakan-kebijakan ke seluruh struktur organisasi daripada perusahaan di mana manajer atasan berkomunikasi langsung dengan pegawai-pegawai tingkat paling rendah. Seringkali timbul salah paham terjadi waktu infomasi turun atau kehilangan informasi dan lain-lain.
3. Pengawasan menjadi lebih sulit semakin tingkatan dan manajer ditambah, sedangkan pada saat yang bersamaaan kerumitan perencanaan dan kesulitan komunikasi membuat pengawasan itu lebih penting.
Faktor – faktor yang menentukan suatu rentang menjadi efektif adalah :
1. Pelatihan para bawahan. Bawahan yang dilatih dengan baik, tidak hanya tidak memerlukan banyak waktu manajer tetapi juga tidak begitu banyak kontak dengan atasan mereka.
2. Kejelasan pendelegasian otoritas. Jikalau seorang manajer dengan jelas mendelegasi otoritas untuk melaksanakan tugas yang didefinisikan dengan baik, maka seorang bawahan yang terlatih akan dapat menyelesaikannya dengan waktu dan perhatian sang manajer yang minim.
3. Kejelasan rencana. Jikalau rencana-rencana itu didefinisikan dengan baik, kalau dapat dikerjakan di dalam rangka operasi, kalau otoritas untuk mengerjakannya telah didelegasikan, dan kalau bawahan itu mengerti apa yang diharapkan, maka sedikit dari waktu atasannya yang diperlukan.
4. Teknik –teknik komunikasi. Keefektifan teknik-teknik komunikasi yang digunakan juga mempengaruhi rentang manajemen. Standar tujuan mengenai pengawasan adalah sarana komunikasi. Kalau setiap rencana harus dikomunikasikan dengan kontak pribadi dan setiap perubahan organisasi harus dikomunikasikan secara lisan, maka waktu manajer jelas akan terlalu dibebani.
Prinsip yang benar dari rentang manajemen adalah bahwa ada batas dalam setiap kedudukan manajerial dari jumlah orang-orang yang dapat dimanajemeni dengan efektif oleh seseorang, tetapi jumlah tepatnya dalam setiap kasus akan berbeda sesuai dengan pengaruh variabel dasar dan pengaruhnya pada dasar keperluan tertentu, waktu dari untuk manajemeni secara efektif. Hal ini bertujuan untuk membimbing para manajer menuju kemampuan memanajemeni lebih banyak bawahan dan menyederhanakan organisasi.
Diskusi
Di dalam pengorganisasian di kenal sekurang-kurangnya ada beberapa langkah yang perlu dilakukan bila seorang manajer hendak melakukan tindakan pengorganisasian, karena tujuan tersebut perlu dan harus direncanakan lebih dulu. Menurut Saudara langkah-langkah apa yang harus di tempuh oleh seorang manajer ?
28 Maret - 3 April 2016
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Dalam kehidupan sehari-hari, tentunya kita sering mengambil keputusan, misalnya keputusan untuk sekolah, bekerja, dan menentukan pilihan hidup. Untuk mengambil suatu keputusan terkadang kita harus mempertimbangkan banyak hal agar di kemudian hari tidak merasa menyesal. Apalagi itu berhubungan dengan masa depan kita atau kepentingan orang banyak. Definisi dari pengambilan keputusan itu sendiri adalah seleksi dari berbagai alternatif yang akan ditempuh, yang merupakan rentetan dari inti perencanaan
Kadang-kadang para manajer melihat pengambilan keputusan sebagai pekerjaan pokoknya karena mereka harus terus menerus memilih apa yang harus dilakukan, siapa yang harus melakukannya, kapan, di mana, dan kadangkala juga bagaimana harus melakukannya. Pengambilan keputusan bisa dianggap sebagai (1) dasar pemikiran, (2) pengidentifikasian alternatif-alternatif, (3) penilaian alternatif-alternatif dlihat dari sudut tujuan yang ingin dicapai, dan (4) pemilihan suatu alternatif yaitu pengambilan keputusan.
Pengambilan keputusan secara efektif memerlukan seleksi rasional atas suatu arah tindakan. Tetapi apakah artinya rasionalitas? Bilamanakah seseorang memikirkan atau menentukan rasionalitas? Hal itu seringkali dianggap suatu pemecahan masalah, dan suatu masalah kadang-kadang diidentifikasi sebagai keadaan kebingungan, keragu-raguan atau kekacauan. Oleh karena itu, dapat dilihat bahwa kondisi-kondisi tertentu harus dipenuhi sebelum kita dapat mengatakan bahwa orang bertindak atau memutuskan secara rasional.
Pertama-tama, kita harus berusaha mencapai suatu tujuan yang tidak bisa didapatkan tanpa tindakan positif. Kedua, kita harus mempunyai pengertian yang jelas mengenai arah-arah alternatif dengan mana suatu tujuan dapat dicapai dalam keadaan dan batasan-batasan yang ada. Ketiga, mereka harus mempunyai informasi dan kemampuan untuk menganalisis dan menilai alternatif-alternatif dipandang dari sudut tujuan yang mau dicapai.
Dalam dunia bisnis, apa yang harus diusahakan seorang manajer adalah rasionalitas terbatas, atau apa yang disebut “rasionalitas terikat”. Karena banyaknya batasan untuk dapat benar-benar rasional dalam praktek, maka tidak mengherankan bila manajer kadang-kadang membiarkan ketidaksukaannya akan risiko, keinginan untuk “tak mengambil risiko, main aman”, untuk mencampuri keinginan agar mencapai penyelesaian yang paling baik.
Para manajer tidak hanya harus mengambil keputusan yang benar, tetapi harus pula mengambilnya setiap kali diperlukan dan seekonomis mungkin dengan juga mempertimbangkan dampak manusiawi, karena tentunya setiap keputusan yang diambil mempunyai imbas kepada kepentingan banyak orang.
Tugas II
1. Menurut pendapat Anda apa pengertian manajemen?
2. Manajemen dapat diterapkan pada usaha individu ataupun kelompok, jelaskan makna pernyataan tersebut!
3. Jika Anda seorang manajer untuk diri Anda sendiri, coba Anda membuat bagan serta penjelasannya tentang bagaimana Anda mengelola kegiatan Anda sehari-hari berdasarkan fungsi manajemen yang ada.
4. Menurut pendapat Anda, kapan manajemen itu timbul?
5. Bagaimana pendapat Charles Babbage tentang manajemen?
6. Bagaimana pendapat Frederick Winslow Taylor tentang manajemen?
Diskusi
Apa hubungan antara Aktuasi, Motivasi dan Manajemen
4 April - 10 April 2016
Inisiasi 6
Fungsi pengawasan (controlling) adalah merupakan salah satu fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, karena fungsi pengawasan ini sangat diperlukan dalam rangka menjamin terlaksananya berbagai kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi, sesuai dengan apa direncanakan sebelumnya.
Pengawasan dilakukan pada semua tingkatan manajemen, pada manajemen tingkat atas (pucuk pimpinan) dan biasanya pengawasan dilakukan terhadap seluruh bagian/unit perusahaan. sedangkan pada manajemen tingkat menengah dan bawah pengawasan juga dilakukan pada unit pimpinan masing-masing.
Pengawasan juga diartikan sebagai salah satu usaha untuk menentukan apa yang sedang dilaksanakan dengan cara menilai/prestasi yang dicapai dan kalau terdapat penyimpangan dari standar yang telah ditentukan, maka segera diadakan usaha perbaikan, sehingga semua hasil/prestasi yang dicapai sesuai dengan rencana.
Fungsi pengawasan tidak terlepas dari fungsi manajemen lainnya seperti perencanaan, pengorganisasian, dan aktuasi. Jika semua fungsi manajemen berfungsi dengan baik maka sebenarnya pengawasan kurang diperlukan.Tujuan pengawasan antara lain memastikan bahwa langkah seluruh unsur manajemen sudah sesuai dengan diinginkan dan direncanakan.
Diskusi
Mengapa controlling begitu penting dalam upaya pencapaian tujuan sebuah organisasi atau perusahaan?
11 April - 17 April 2016
Inisiasi 7
Seorang manajer selain melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, aktuasi dan pengawasan juga harus melakukan inovasi dan representasi. Inovasi merupakan hal yang penting dan wajib dilakukan oleh semua manajer jika ingin perusahaannya berumur panjang.
Fungsi inovasi merupakan salah satu salah satu fungsi yang sebenarnya sangat penting walaupun banyak buku atau tulisan-tulisan tentang manajemen kurang menonjolkan tentang inovasi dan representasi. Kedudukan sebagai seorang manajer dituntut untuk lebih kreatif dibandingkan dengan orang-orang lain yang bukan manajer dan seorang manajer juga dituntut untuk menjalankan kegiatan lainnya yaitu menjalin hubungan dengan kelompok-kelompok luar, yang kesemuanya harus dilakukan sebagai salah satu fungsi yang disebut fungsi representasi.
Dengan kita memahami inovasi dan representasi sebagai salah satu bagian fungsi-manajemen maka akan memberikan kejelasan bahwa memimpin bukanlah suatu pekerjaan rutin, tetapi lebih dari itu dituntut suatu kreativitas yang menghasilkan sesuatu yang baru atau meniru sesuatu yang telah ada tetapi belum digunakan oleh organisasi yang dipimpinnya.
Diskusi
Jika Anda seorang manajer pemasaran sebuah perusahaan sabun, apa yang akan Anda lakukan untuk memajukan perusahaan Anda!
Tugas3
Buatlah rangkuman singkat tentang materi dari modul 7-9 BMP Asas-Asas Manajemen!
18 April - 24 April 2016
Inisiasi 8
Fungsi-fungsi manajemen secara menyeluruh sudah terlebih dahulu kita pelajari, maka untuk selanjutnya perlu kita ketahui bagaimana cara pembuatan keputusan di dalam manajemen, karena pada bagian permulaan dari modul-modul ini bahwa manajemen tidak dapat dilepaskan dengan pembuatan keputusan (decision marking) yang selalu ada kaitan dengan semua/berbagai aktivitas pada fungsi-fungsi manajemen karena itu keputusan bukanlah suatu fungsi yang selalu bebas berdiri sendiri, tetapi selalu terikat dengan fungsi-fungsi manajemen.
Tentunya setiap orang akan mengetahui pula tindakan apa yang harus dijalankan tanpa perlu lagi membuat suatu keputusan apabila didalam mencapai suatu tujuan diketahui dengan jelas apa yang akan terjadi.
Siapa yang membuat keputusan ?
Teori-teori klasik menyatakan bahwa keputusan-keputusan dapat dibentuk pada tingkatan yang paling rendah dalam suatu organisasi, semakin dekat si pembuat keputusan terhadap tindakan (action), maka semakin cepat suatu keputusan dapat dibuat. Dan tentu saja, apabila terlalu banyak keputusan yang dibuat menyimpang dari batas yang telah ditentukan, maka para eksekutif puncak akan semakin dibatasi dan eselon yang dibawahnya akan mempunyai sedikit kesempatan untuk berinisiatif.
Sumber : elearning.ut.ac.id. januari-juni 2016
Rabu, 15 Juni 2016
Selasa, 07 Juni 2016
MATERI TUTORIAL ONLINE (TUTON) MATA KULIAH Pengelolaan Arsip Vital (ASIP 4324)
MATERI TUTORIAL ONLINE (TUTON) MATA KULIAH Pengelolaan Arsip Vital (ASIP 4324)
RANCANGAN AKTIVITAS TUTORIAL (RAT)
Mata Kuliah : Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital
Kode/SKS : ASIP 4324 / 3 SKS
Nama Tutor : Herwati Dwi Utami
Deskripsi Singkat : Mata kuliah ini membahas materi mengenai konsep-konsep dasar arsip vital. Pembahasan dimulai dari latar belakang pengelolaan arsip vital, pengertian arsip vital , identifikasi arsip vital, hubungan arsip vital dan risk management, faktor-faktor perusak arsip, program arsip vital, metode arsip vital, dan pedoman pengelolaan arsip
Kompetensi Umum : Mahasiswa diharapkan mampu menata dan mengelola arsip vital untuk
kelancaran operasional organisasi.
Pd. Cabe, 5 Maret 2013
Mengetahui
Ketua Program D4 Kearsipan Penelaah Materi, Pengembang Materi
29 Pebruari - 6 Maret 2016
INISIASI 1
PENGERTIAN DAN PERLUNYA PERLINDUNGAN ARSIP VITAL
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
• Untuk pertemuan kali ini kita akan membicarakan mengenai Pengertian Dan Perlunya Perlindungan Arsip Vital
PENGERTIAN ARSIP VITAL
• Arsip Vital adalah informasi terekam yang penting untuk kelangsungan dan penyusunan kembali suatu organisasi. Rekaman-rekaman tersebut penting untuk menentukan kedudukan organisasi dimata hukum seperti undang-undang atau peraturan suatu organisasi dan penting untuk perlindungan hak-hak organisasi.
• Arsip vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima.
• Arsip vital dapat berupa media apa saja seperti hardcopy, media magnetis. Apapun bentuk medianya arsip vital diperlukan demi kelangsungan hidup badan korporasi.
• Contoh dari arsip vital ini antara lain akte pendirian perusahaan, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta persetujuan.
• Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar.
PERLINDUNGAN ARSIP VITAL
• Arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.
• Upaya penyelamatan arsip vital mencakup perlindungan terhadap bencana seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah penempatan
Beberapa Alasan Pengamanan Dan Perlindungan Arsip Vital
• Alasan Ekonomis. Hal ini menyangkut biaya pemeliharaan, peralatan penggunaan ruang penyimpanan
• Alasan Hukum. Setiap organisasi memerlukan status hukum, baik yang berkaitan dengan keberadaan, eksistensi maupun berhubungan dengan organisasi yang lain.
• Alasan Politis. Informasi dalam arsip sering kali bersifat rahasia organisasi.
DISKUSI 1
mengapa diperlukan pengamanan dan perlindungan terhadap arsip vital?
7 Maret - 13 Maret 2016
FORUM DISKUSI 2
mengapa diperlukan identifikasi dan klasifikasi dalam pengelolaan arsip ?.
INISIASI 2
Pengelompokan Arsip Atau Klasifikasi Arsip Menurut Kepentingan Organisasi
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan kali ini kita akan membicarakan mengenai Pengelompokan Arsip Atau Klasifikasi Arsip Menurut Kepentingan Organisasi
IDENTIVIKASI ARSIP VITAL
Sebelum melakukan klasifikasi arsip vital , maka langkah awal adalah melakukan identifikasi sehingga suatu organisasi atau lembaga akan memperoleh arsip-arsip yang dikategorikan arsip vital.
Dalam kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal berikut:
1. Tugas dan Fungsi Organisasi Melalui Struktur Organisasi
Dengan mengenali tugas dan fungsi organisasi/unit organisasi akan dapat diketahui informasi-informasi/dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan kerjanya.
2. Fungsi-fungsi Operatif/Substantif dan Fasilitatif
a. Fungsi operatif/substantif. Fungsi ini berusaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dalam tugas-tugas pokok. Fungsi operatif tertercim dalam sturktur organisasi dengan satuan kerjanya.
b. Fungsi fasilitatif. Untuk memperlancar fungsi operatif/substantif, organisasi memerlukan satuan kerja guna untuk memperlancar segala apa yang dibutuhkan oleh satuan-satuan kerja. Satuan kerja ini disebut dengan fungsi fasilitatif.
3. Kebijakan dan Strategi Organisasi
Setiap organisasi dipastikan memiliki kebijakan dan strategi yang berfungsi sebagai panduan/arahan bagi organisasi dan setiap satuan kerjanya. Dengan memahami kebijakan dan strategi organisasi, maka akan lebih mudah untuk mengidentifikasi arsip-arsip yang diproduksi oleh organiasi.
Klasifikasi Arsip
• Pengklasifikasian arsip merupakan cara pengelompokan arsip berdasarkan kepentingan bagi organisasi dalam rangka menetapkan arsip vital
• Dalam hal ini, arsip dikelompokkan/dipisahkan sesuai dengan kepentingan organisasi sebagaimana dikemukakan oleh Betty R. Ricks (1992:246):
Arsip Vital (Vital Records)/Arsip Kelas Satu.
• Arsip vital merupakan arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Tanpa arsip ini organisasi tidak akan berjalan lancar dan baik, bisa saja tanpa arsi vital ini organisasi akan berhenti.
contoh: SK berdirinya perusahaan/organisasi, perjanjian kerjasama, kontrak jangka panjang, daftar pemengang saham, hak cipta dan paten, dll.
• DuaArsip Penting (Important Records)/Arsip Kelas .
Arsip penting dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun menyelesaikan berbagai masalah. Jika arsip kategori ini hilang atau rusak, masih dapat digantikan dengan cara duplikasi
• Arsip Berguna/Bermanfaat (Used Records)/Arsip Kelas Tiga.
• Arsip dinamis yang diperlukan agar organisasi tidak terganggu kegiatannya. Arsip ini dapat digantikan dengan informasi dari sumber lain. Arsip ini manfaatnya hanya sementara, sehingga penyimpanannya tidak memerlukan persyaratan secara khusus.
Arsip Yang Tidak Berguna (Non Essential Records)/Arsip Kelas Empat.
Arsip dinamis ini tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi. Informasi yang tekandung di dalam arsip ini sudah diketahui umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan secara khusus. Arsip ini bahkan bisa dimusnahkan.
Contoh: arsip permintaan yang telah ditindaklanjuti, pengumuman yang sudah kedaluwarsa, ucapan terimakasih
14 Maret - 20 Maret 2016
INISIASI 3
Konsep Dasar Dan Tahapan Kegiatan Dalam Manajemen Keadaan Darurat (Emergency
Management)
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan kali ini kita akan membicarakan mengenai Konsep Dasar Dan Tahapan Kegiatan Dalam Manajemen Keadaan Darurat (Emergency
Management)
Emergency/ keadaan darurat adalah suatu kejadian yang mengakibatkan kerugian organisasi yang terjadi dengan tidak terduga, dimana pegawai diharapkan dapat melakukan tindakan penyelamatan aset organisasi dan menjaga agar organisasi dapat tetap berjalan.
Emergency management merupakan pendekatan yang terencana untuk mencegah bencana, persiapan, serta tindakan dalam menghadapi keadaan darurat, serta pemulihan setelah terjadi bencana.
Tahap Kegiatan dalam Emergency Management :
a. Pencegahan (prevention) : mencegah kerusakan arsip dan informasi akibat bencana
b. Persiapan (preparedness) : meliputi kegiatan yang mengarahkan tindakan jika terjadi bencana.
c. Tindakan (response) : kegiatan menghadapi suatu keadaan darurat, dan ada inisiatif dalam melindungi dan menyelamatkan organisasi
d. Pemulihan (recovery) : mengumpulkan dan memperbaiki semua sumber/aset setelah terjadi bencana
Keuntungan dari Emergency Management Planning:
a. Memulai kembali kegiatan secara cepat
b. Memperbaiki tingkat keselamatan
c. Melindungi aset vital organisasi
d. Mengurangi biaya asuransi
e. Memperbaiki tingkat keamanan
f. Mematuhi peraturan
g. Mengurangi kesalahan karena panik
Tujuan Utama Emergency Management Plan
a. Mengidentifikasi dan melindungi arsip vital suatu organisasi
b. Mengurangi resiko akibat bencana akibat kesalahan manusia.
c. Menjamin organisasi mampu melanjutkan kegiatan secara efektif setelah terjadi bencana.
d. Menjamin organisasi mampu pulih kembali dengan cara merekonstruksi arsip yang tersisa
DISKUSI 3
mengapa emergency management diperlukan dalam organisasi atau perusahaan dalam rangka menyelamatkan arsip ?.
Tugas 1
Untuk tugas pertama ini silahkan Saudara menjawab pertanyaan berikut:
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip vital merupakan aset bagi suatu organisasi.
2. Jelaskan penggolongan arsip berdasarkan kepentingan organisasi menurut Betty R Risk dan berikan contoh untuk masing-masing penggolongan tersebut
3. Coba sebutkan beberapa keuntungan dengan diterapkannya manajemen keadaan darurat disuatu organisasi.
21 Maret - 27 Maret 2016
INISIASI 4
Faktor-faktor Penyebab Kerusakan dan Musnahnya Arsip
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ini kita akan membicarakan mengenai Faktor-faktor Penyebab Kerusakan dan Musnahnya Arsip
Penyebab Kerusakan Arsip
a. Faktor Fisika : cahaya, debu, suhu dan kelembaban
b. Faktor Biota : serangga, hewan pengerat, kutu buku, kumbang, ngengat dan jamur
c. Faktor Kimia : kertas, tinta dan zat asam
d. Faktor Bencana Alam : banjir, kebakaran, tsunami dll
e. Faktor Manusia : kelalaian, ketidak tahuan, kesengajaan
Jamur
Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban di atas 0% RH (relative humidity).
Jamur ini dapat membusukkan selulos dan kertas. kertas berubah menjadi kuning, coklat datu bintik-bintik hitam, merusakkan perekat serta melengketkan antara satu kertas dengan kertas lainnya.
Jamur juga menyebabkan timbulnya "foxing" yaitu bintik-bintik coklat pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua. Bintik-bintik tersebut sebagai akibat dari reaksi kimia antara campuran besi yang terkandung di dalam kertas dan asam organik yang dikeluarkan oleh jamur.
Kerusakan fisik
Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Ketiganya merupakan penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau oxidatic di dalam kertas.
Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar ultraviolet. Ultraviolet dapat merusakkan selulos kertas dan bahan-bahan lain arsip, tekstil, lukisan, dan sebagainya. Banyak kertas luntur warnanya dan menjadi lemah atau getas jika terkena sinar.
Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban di dalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur.
FORUM DISKUSI 4
mengapa manusia dianggap sebagai salah satu faktor penyebab kerusakan arsip?
28 Maret - 3 April
INISIASI 5
PROGRAM ARSIP VITAL DAN JADWAL RETENSI ARSIP
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ke -5 ini kita akan membicarakan mengenai PROGRAM ARSIP VITAL DAN JADWAL RETENSI ARSIP
Program arsip vital adalah sebagai suatu metode yang sistematis dalam melakukan seleksi, perlindungan dan penyediaan arsip disaat emergensi .
Tujuan Program Arsip Vital :
• Menetapkan /menentukan jenis-jenis arsip vital
• Menentukan siapa yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip vital
• Menganalisa dan mengklasifikasi arsip yang katagori vital
• Merancang metode perlindungan arsip vital yang paling tepat
• Menyeleksi fasilitas penyimpanan arsip vital yang tepat
• Mengembangkan SOP terhadap pengelolaan arsip vital
• Mengaudit dan melakukan uji coba prosedur program arsip vital
Beberapa hal yang diperlukan dalam rancangan program arsip vital yaitu :
1. Dukungan dan persetujuan top manajemen
2. Penunjukan Personal
3. Penentuan jenis arsip vital
4. Penentuan Lokasi Penyimpanan
5. Penentuan Metode Penyimpanan
Pengertian
Jadwal Retensi Arsip Vital adalah program yang memuat jadwal dan prosedur penyimpanan arsip vital milik suatu organisasi /perusahaan/ perorangan.
Tujuan Retensi Arsip :
• Memenuhi keperluan perusahaan dan Persyaratan perundang-undangan.
Dalam penyusunan jadwal retensi sekurang-kurangnya harus ditentukan beberapa hal, yaitu :
1. Subyek utama
2. Serie berkas
3. Jangka simpan
4. Penetapan musnah atau permanent.
Jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkan pada data yang akurat. Akurasi data diperlukan karena 3 alasan :
1. Jadwal retensi harus mengcover seluruh serie berkas yang tercipta dalam suatu organisasi.
2. Jadwal retensi harus mampu memberikan kepastian jangka simpan sehingga efisiensi dan
efektifitas dapat diwujudkan
3. Jadwal retensi menentukan nasib akhir suatu berkas, baik musnah atau permanent.
FORUM DISKUSI 5
mengapa dalam rancangan program arsip vital harus mendapat dukungan dan persetujuan dari top manajemen?
Tugas 2
Cobalah anda menyusun jadwal retensi arsip vital dari dokumen yang anda miliki ataupun dari dokumen di unit anda kerja
4 April - 10 April 2016
FORUM DISKUSI 6
Apa yang harus dilakukan untuk pemulihan arsip kertas yang mengalami kerusakan akibat bencana banjir.
INISIASI 6
Proteksi dan Pemulihan Arsip Vital
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ini kita akan membicarakan mengenai Proteksi dan Pemulihan Arsip Vital
Proteksi arsip vital adalah tindakan preventif yang dilakukan sebelum terjadinya suatu peristiwa yang berdampak pada rusak dan musnahnya arsip.
Faktor yang berperan mempengaruhi pemilihan metode proteksi arsip vital :
a) Kebutuhan akses : harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi
b) Lamanya masa simpan : perbedaan masa simpan arsip akan berpengaruh pada pemilihan metode proteksi
c) Kualitas Fisik Arsip : arsip yang sering digunakan agar tidak rusak, maka perlu dipikirkan untuk dialihmediakan atau dibuatkan copynya.
Beberapa Cara Proteksi Arsip Vital :
a) Duplikasi : membuat salinan arsip asli untuk mencegah hilangnya arsip asli .
b) Pemencaran (dispersal) : dilakukan untuk antisipasi terjadinya bencana yang mengakibatkan kerusakan arsip vital.
Sasaran dalam Pencegahan dan Pemulihan Arsip :
• Adanya metode yang efektif dan efisien dalam pencegahan kerusakan arsip
• Adanya koordinasi dalam melakukan pemulihan arsip pasca bencana
• Meminimalkan adanya gangguan terhadap bencana terhadap kegiatan rutin
• Membatasi perluasan kerusakan dan mencegah terjadinya kerusakan yang lebih luas
• Menyediakan jasa dan operasi pemulihan yang cepat
• Mencegah kerusakan terhadap harta dan aset organisasi
• Menjamin kelangsungan organisasi akibat terjadinya bencana
Bentuk-bentuk Metode Pemulihan Arsip Vital
• Vacuum Freeze Drying : proses yang dilalui bahan-bahan arsip kertas untuk dikeringkan dalam ruang bersuhu tinggi
• Vacuum Drying : sarana untuk memproses kertas-kertas basah di ruangan kering
• Freezing : kertas yang basah dimasukkan ke ruangan yang bersuhu di bawah titik beku
• Air Drying : pengeringan udara dilakukan pada suhu 10-12 derajad celcius dengan kelembaban 25-35%
11 April - 17 April 2016
FORUM DISKUSI 7
topik diskusi yang akan didiskusikan kali ini adalah tentang langkah-langkah apa saja yang dapat dilakukan dalam pengamanan arsip vital elektronik?
Tugas 3
1.Apakah yang dimaksud dengan kegiatan pemulihan arsip/ jelaskan
2.Apakah yang anda ketahui tentang reprografi arsip vital elektronik/ jelaskan.
INISIASI 7
Proteksi Arsip Vital Non Kertas (elektronik)
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ini kita akan membicarakan mengenai Proteksi Arsip Vital non kertas (elektronik)
Media Rekam Arsip Elektronik :
Media bentuk khusus
Media magnetik
Media optik
Metode Proteksi Arsip Elektronik :
Metode rekaman data
Microforms sebagai sumber cadangan
Perlindungan file-file EDP
Reprografi arsip vital elektronik adalah penggandaan sebuah dokumen yang mencakup copying, duplicating, microcopying.
Dalam arsip vital elektronik, reprografi yang sering digunakan adalah bentuk microcopying dengan mengalihmediakan arsip yang semula dalam bentuk kertas dan di buat back-up untuk disimpan dalam betuk media lain selain kertas.
Pengamanan dan Pelestarian Arsip Vital Elektronik :
Pencurian dan pengkopian arsip elektronik biasanya tidak meninggalkan bekas. Untuk menghindari pencurian arsip, pengkopian arsip, dan penghancuran arsip elektronik salah satu caranya adalah memberikan password untuk membuka arsip elektronik
18 April - 24 April 2016
FORUM DISKUSI 8
Mengapa manual diperlukan dalam pengelolaan arsip vital?
INISIASI 8
Manual Dalam Pengelolaan Arsip Vital
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ini kita akan membicarakan mengenai Manual Pengelolaan Arsip Vital
Manual Pengelolaan Arsip Vital berfungsi sebagai petunjuk untuk melaksanakan pekerjaan dalam mengelola arsip vital.
Informasi dalam Manual Arsip Vital :
Penanggung jawab program arsip vital
Instruksi dan prosedur pengidentifikasian arsip vital
Metode perlindungan dan penyimpanan lokasi arsip vital
Metode peminjaman dan penemuan arsip vital
Instruksi dan prosedur pemindahan arsip vital
Instruksi dan prosedur pemusnahan arsip vital
Formulir yang digunakan dalam arsip vital
Jadwal Retensi arsip
Manual arsip vital harus memenuhi syarat sebagai berikut :
Bahasa yang digunakan bersifat teknik operasional
Bahasa harus singkat, jelas
Didukung oleh air kegiatan (flow–chart)
Usahakan manual disusun dengan jumlah minimal
Sumber : elearning.ut.ac.id
RANCANGAN AKTIVITAS TUTORIAL (RAT)
Mata Kuliah : Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital
Kode/SKS : ASIP 4324 / 3 SKS
Nama Tutor : Herwati Dwi Utami
Deskripsi Singkat : Mata kuliah ini membahas materi mengenai konsep-konsep dasar arsip vital. Pembahasan dimulai dari latar belakang pengelolaan arsip vital, pengertian arsip vital , identifikasi arsip vital, hubungan arsip vital dan risk management, faktor-faktor perusak arsip, program arsip vital, metode arsip vital, dan pedoman pengelolaan arsip
Kompetensi Umum : Mahasiswa diharapkan mampu menata dan mengelola arsip vital untuk
kelancaran operasional organisasi.
| No. | Kompetensi Khusus | Pokok Bahasan | Sub Pokok Bahasan | Model Tutorial | Tugas Tutorial | Estimasi Waktu | Daftar Pustaka | Tutorial ke |
| 1 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a. Pengertian Arsip Vital b. Alasan pen tingnya pe ngelolaan ar sip vital | Pengertian Dan Perlunya Perlindungan Arsip Vital | a.Pengertian Arsip Vital b.Alasan penting nya pengelolaan arsip vital | Materi tu torial ditu angkan da lam pro gram kom puter dan diakses melalui internet | | 1 minggu | Modul 1 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 1 |
| 2 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a.Identitikasi Arsip b.Pengelompokan arsip atau klasifikasi arsip menurut kepentingan organisasi | Identifikasi dan Klasifikasi Arsip | a. Identifikasi Arsip b. Pengelompokan arsip atau klasifikasi arsip menurut kepentingan organisasi | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | | 1 minggu | Modul 3 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital4 | Tutorial 2 |
| 3 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a.Konsep Dasar tentang Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) b. Tahapan kegiatan dalam Manajemen Keadaan Darurat | Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) Arsip Vital | a.Konsep Dasar tentang Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) b.Tahapan kegiatan dalam Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | Tugas 1 | 1 minggu | Modul 4 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 3 |
| 4 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a Kerusakan dan Musnahnya Arsip karena Faktor Fisika, Kimia, dan Biota b Kerusakan dan Musnahnya Arsip karena Faktor bencana Alam dan Manusia. | Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Dan Musnahnya Arsip | 1) Kerusakan dan Musnahnya Arsip karena Faktor Fisika, Kimia, dan Biota 2) Kerusakan dan Musnahnya Arsip karena Faktor bencana Alam dan Manusia. | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | | 1 minggu | Modul 5 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 4 |
| 5 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a. Tujuan Program arsip vital b.Jadwal Retensi Arsip Vital | Tujuan Program Arsip Vital Dan Jadwal Retensi Arsip Vital | a.Tujuan Program arsip vital b.Jadwal Retensi Arsip Vital | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | Tugas 2 | 1 minggu | Modul 6 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 5 |
| 6 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a.Cara-cara dalam proteksi arsip vital b.Metode Pemulihan Arsip Vital | Proteksi dan Pemulihan Arsip Vital | a.Cara-cara dalam proteksi arsip vital b. Metode Pemulihan Arsip Vital | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | | 1 minggu | Modul 7 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 6 |
| 7 | Mahasiswa diharapkan mampu menjelaskan: 1.Jenis media rekam arsip elektronik; 2. Bentuk perlin dungan arsip vital elektronik; 3.Bentuk pelestarian arsip vital elektronik; 4. Bentuk Reprografi arsip vital non kertas. | a. Proteksi Arsip Vital non kertas | a.Proteksi dan pelestarian arsip vital elektronik | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | Tugas 3 | 1 minggu | Modul 8 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 7 |
| 8 | Mahasiswa dihapkan mampu menjelaskan: a.Pentingnya Manual Dalam Pengelolaan Arsip Vital b.Informasi-informasi apa sa ja yang terdapat dalam manual; c.penanggung –jawab program arsip vital; d Pendistribusian manual | Manual Pengelolaan Arsip Vital | a.Pentingnya Manual Dalam Pengelolaan Arsip Vital | Materi tutorial dituangkan dalam program komputer dan diakses melalui internet | | 1 minggu | Modul 9 Krihanta (2008) Penataan dan Pengelolaan Arsip Vital | Tutorial 8 |
Mengetahui
Ketua Program D4 Kearsipan Penelaah Materi, Pengembang Materi
29 Pebruari - 6 Maret 2016
INISIASI 1
PENGERTIAN DAN PERLUNYA PERLINDUNGAN ARSIP VITAL
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
• Untuk pertemuan kali ini kita akan membicarakan mengenai Pengertian Dan Perlunya Perlindungan Arsip Vital
PENGERTIAN ARSIP VITAL
• Arsip Vital adalah informasi terekam yang penting untuk kelangsungan dan penyusunan kembali suatu organisasi. Rekaman-rekaman tersebut penting untuk menentukan kedudukan organisasi dimata hukum seperti undang-undang atau peraturan suatu organisasi dan penting untuk perlindungan hak-hak organisasi.
• Arsip vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima.
• Arsip vital dapat berupa media apa saja seperti hardcopy, media magnetis. Apapun bentuk medianya arsip vital diperlukan demi kelangsungan hidup badan korporasi.
• Contoh dari arsip vital ini antara lain akte pendirian perusahaan, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta persetujuan.
• Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar.
PERLINDUNGAN ARSIP VITAL
• Arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.
• Upaya penyelamatan arsip vital mencakup perlindungan terhadap bencana seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah penempatan
Beberapa Alasan Pengamanan Dan Perlindungan Arsip Vital
• Alasan Ekonomis. Hal ini menyangkut biaya pemeliharaan, peralatan penggunaan ruang penyimpanan
• Alasan Hukum. Setiap organisasi memerlukan status hukum, baik yang berkaitan dengan keberadaan, eksistensi maupun berhubungan dengan organisasi yang lain.
• Alasan Politis. Informasi dalam arsip sering kali bersifat rahasia organisasi.
DISKUSI 1
mengapa diperlukan pengamanan dan perlindungan terhadap arsip vital?
7 Maret - 13 Maret 2016
FORUM DISKUSI 2
mengapa diperlukan identifikasi dan klasifikasi dalam pengelolaan arsip ?.
INISIASI 2
Pengelompokan Arsip Atau Klasifikasi Arsip Menurut Kepentingan Organisasi
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan kali ini kita akan membicarakan mengenai Pengelompokan Arsip Atau Klasifikasi Arsip Menurut Kepentingan Organisasi
IDENTIVIKASI ARSIP VITAL
Sebelum melakukan klasifikasi arsip vital , maka langkah awal adalah melakukan identifikasi sehingga suatu organisasi atau lembaga akan memperoleh arsip-arsip yang dikategorikan arsip vital.
Dalam kegiatan identifikasi arsip vital dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami hal-hal berikut:
1. Tugas dan Fungsi Organisasi Melalui Struktur Organisasi
Dengan mengenali tugas dan fungsi organisasi/unit organisasi akan dapat diketahui informasi-informasi/dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan kerjanya.
2. Fungsi-fungsi Operatif/Substantif dan Fasilitatif
a. Fungsi operatif/substantif. Fungsi ini berusaha mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dalam tugas-tugas pokok. Fungsi operatif tertercim dalam sturktur organisasi dengan satuan kerjanya.
b. Fungsi fasilitatif. Untuk memperlancar fungsi operatif/substantif, organisasi memerlukan satuan kerja guna untuk memperlancar segala apa yang dibutuhkan oleh satuan-satuan kerja. Satuan kerja ini disebut dengan fungsi fasilitatif.
3. Kebijakan dan Strategi Organisasi
Setiap organisasi dipastikan memiliki kebijakan dan strategi yang berfungsi sebagai panduan/arahan bagi organisasi dan setiap satuan kerjanya. Dengan memahami kebijakan dan strategi organisasi, maka akan lebih mudah untuk mengidentifikasi arsip-arsip yang diproduksi oleh organiasi.
Klasifikasi Arsip
• Pengklasifikasian arsip merupakan cara pengelompokan arsip berdasarkan kepentingan bagi organisasi dalam rangka menetapkan arsip vital
• Dalam hal ini, arsip dikelompokkan/dipisahkan sesuai dengan kepentingan organisasi sebagaimana dikemukakan oleh Betty R. Ricks (1992:246):
Arsip Vital (Vital Records)/Arsip Kelas Satu.
• Arsip vital merupakan arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi. Tanpa arsip ini organisasi tidak akan berjalan lancar dan baik, bisa saja tanpa arsi vital ini organisasi akan berhenti.
contoh: SK berdirinya perusahaan/organisasi, perjanjian kerjasama, kontrak jangka panjang, daftar pemengang saham, hak cipta dan paten, dll.
• DuaArsip Penting (Important Records)/Arsip Kelas .
Arsip penting dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun menyelesaikan berbagai masalah. Jika arsip kategori ini hilang atau rusak, masih dapat digantikan dengan cara duplikasi
• Arsip Berguna/Bermanfaat (Used Records)/Arsip Kelas Tiga.
• Arsip dinamis yang diperlukan agar organisasi tidak terganggu kegiatannya. Arsip ini dapat digantikan dengan informasi dari sumber lain. Arsip ini manfaatnya hanya sementara, sehingga penyimpanannya tidak memerlukan persyaratan secara khusus.
Arsip Yang Tidak Berguna (Non Essential Records)/Arsip Kelas Empat.
Arsip dinamis ini tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi. Informasi yang tekandung di dalam arsip ini sudah diketahui umum sehingga tidak lagi memerlukan pengelolaan secara khusus. Arsip ini bahkan bisa dimusnahkan.
Contoh: arsip permintaan yang telah ditindaklanjuti, pengumuman yang sudah kedaluwarsa, ucapan terimakasih
14 Maret - 20 Maret 2016
INISIASI 3
Konsep Dasar Dan Tahapan Kegiatan Dalam Manajemen Keadaan Darurat (Emergency
Management)
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan kali ini kita akan membicarakan mengenai Konsep Dasar Dan Tahapan Kegiatan Dalam Manajemen Keadaan Darurat (Emergency
Management)
Emergency/ keadaan darurat adalah suatu kejadian yang mengakibatkan kerugian organisasi yang terjadi dengan tidak terduga, dimana pegawai diharapkan dapat melakukan tindakan penyelamatan aset organisasi dan menjaga agar organisasi dapat tetap berjalan.
Emergency management merupakan pendekatan yang terencana untuk mencegah bencana, persiapan, serta tindakan dalam menghadapi keadaan darurat, serta pemulihan setelah terjadi bencana.
Tahap Kegiatan dalam Emergency Management :
a. Pencegahan (prevention) : mencegah kerusakan arsip dan informasi akibat bencana
b. Persiapan (preparedness) : meliputi kegiatan yang mengarahkan tindakan jika terjadi bencana.
c. Tindakan (response) : kegiatan menghadapi suatu keadaan darurat, dan ada inisiatif dalam melindungi dan menyelamatkan organisasi
d. Pemulihan (recovery) : mengumpulkan dan memperbaiki semua sumber/aset setelah terjadi bencana
Keuntungan dari Emergency Management Planning:
a. Memulai kembali kegiatan secara cepat
b. Memperbaiki tingkat keselamatan
c. Melindungi aset vital organisasi
d. Mengurangi biaya asuransi
e. Memperbaiki tingkat keamanan
f. Mematuhi peraturan
g. Mengurangi kesalahan karena panik
Tujuan Utama Emergency Management Plan
a. Mengidentifikasi dan melindungi arsip vital suatu organisasi
b. Mengurangi resiko akibat bencana akibat kesalahan manusia.
c. Menjamin organisasi mampu melanjutkan kegiatan secara efektif setelah terjadi bencana.
d. Menjamin organisasi mampu pulih kembali dengan cara merekonstruksi arsip yang tersisa
DISKUSI 3
mengapa emergency management diperlukan dalam organisasi atau perusahaan dalam rangka menyelamatkan arsip ?.
Tugas 1
Untuk tugas pertama ini silahkan Saudara menjawab pertanyaan berikut:
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip vital merupakan aset bagi suatu organisasi.
2. Jelaskan penggolongan arsip berdasarkan kepentingan organisasi menurut Betty R Risk dan berikan contoh untuk masing-masing penggolongan tersebut
3. Coba sebutkan beberapa keuntungan dengan diterapkannya manajemen keadaan darurat disuatu organisasi.
21 Maret - 27 Maret 2016
INISIASI 4
Faktor-faktor Penyebab Kerusakan dan Musnahnya Arsip
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ini kita akan membicarakan mengenai Faktor-faktor Penyebab Kerusakan dan Musnahnya Arsip
Penyebab Kerusakan Arsip
a. Faktor Fisika : cahaya, debu, suhu dan kelembaban
b. Faktor Biota : serangga, hewan pengerat, kutu buku, kumbang, ngengat dan jamur
c. Faktor Kimia : kertas, tinta dan zat asam
d. Faktor Bencana Alam : banjir, kebakaran, tsunami dll
e. Faktor Manusia : kelalaian, ketidak tahuan, kesengajaan
Jamur
Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban di atas 0% RH (relative humidity).
Jamur ini dapat membusukkan selulos dan kertas. kertas berubah menjadi kuning, coklat datu bintik-bintik hitam, merusakkan perekat serta melengketkan antara satu kertas dengan kertas lainnya.
Jamur juga menyebabkan timbulnya "foxing" yaitu bintik-bintik coklat pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua. Bintik-bintik tersebut sebagai akibat dari reaksi kimia antara campuran besi yang terkandung di dalam kertas dan asam organik yang dikeluarkan oleh jamur.
Kerusakan fisik
Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Ketiganya merupakan penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau oxidatic di dalam kertas.
Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar ultraviolet. Ultraviolet dapat merusakkan selulos kertas dan bahan-bahan lain arsip, tekstil, lukisan, dan sebagainya. Banyak kertas luntur warnanya dan menjadi lemah atau getas jika terkena sinar.
Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban di dalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur.
FORUM DISKUSI 4
mengapa manusia dianggap sebagai salah satu faktor penyebab kerusakan arsip?
28 Maret - 3 April
INISIASI 5
PROGRAM ARSIP VITAL DAN JADWAL RETENSI ARSIP
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ke -5 ini kita akan membicarakan mengenai PROGRAM ARSIP VITAL DAN JADWAL RETENSI ARSIP
Program arsip vital adalah sebagai suatu metode yang sistematis dalam melakukan seleksi, perlindungan dan penyediaan arsip disaat emergensi .
Tujuan Program Arsip Vital :
• Menetapkan /menentukan jenis-jenis arsip vital
• Menentukan siapa yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip vital
• Menganalisa dan mengklasifikasi arsip yang katagori vital
• Merancang metode perlindungan arsip vital yang paling tepat
• Menyeleksi fasilitas penyimpanan arsip vital yang tepat
• Mengembangkan SOP terhadap pengelolaan arsip vital
• Mengaudit dan melakukan uji coba prosedur program arsip vital
Beberapa hal yang diperlukan dalam rancangan program arsip vital yaitu :
1. Dukungan dan persetujuan top manajemen
2. Penunjukan Personal
3. Penentuan jenis arsip vital
4. Penentuan Lokasi Penyimpanan
5. Penentuan Metode Penyimpanan
Pengertian
Jadwal Retensi Arsip Vital adalah program yang memuat jadwal dan prosedur penyimpanan arsip vital milik suatu organisasi /perusahaan/ perorangan.
Tujuan Retensi Arsip :
• Memenuhi keperluan perusahaan dan Persyaratan perundang-undangan.
Dalam penyusunan jadwal retensi sekurang-kurangnya harus ditentukan beberapa hal, yaitu :
1. Subyek utama
2. Serie berkas
3. Jangka simpan
4. Penetapan musnah atau permanent.
Jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkan pada data yang akurat. Akurasi data diperlukan karena 3 alasan :
1. Jadwal retensi harus mengcover seluruh serie berkas yang tercipta dalam suatu organisasi.
2. Jadwal retensi harus mampu memberikan kepastian jangka simpan sehingga efisiensi dan
efektifitas dapat diwujudkan
3. Jadwal retensi menentukan nasib akhir suatu berkas, baik musnah atau permanent.
FORUM DISKUSI 5
mengapa dalam rancangan program arsip vital harus mendapat dukungan dan persetujuan dari top manajemen?
Tugas 2
Cobalah anda menyusun jadwal retensi arsip vital dari dokumen yang anda miliki ataupun dari dokumen di unit anda kerja
4 April - 10 April 2016
FORUM DISKUSI 6
Apa yang harus dilakukan untuk pemulihan arsip kertas yang mengalami kerusakan akibat bencana banjir.
INISIASI 6
Proteksi dan Pemulihan Arsip Vital
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ini kita akan membicarakan mengenai Proteksi dan Pemulihan Arsip Vital
Proteksi arsip vital adalah tindakan preventif yang dilakukan sebelum terjadinya suatu peristiwa yang berdampak pada rusak dan musnahnya arsip.
Faktor yang berperan mempengaruhi pemilihan metode proteksi arsip vital :
a) Kebutuhan akses : harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi
b) Lamanya masa simpan : perbedaan masa simpan arsip akan berpengaruh pada pemilihan metode proteksi
c) Kualitas Fisik Arsip : arsip yang sering digunakan agar tidak rusak, maka perlu dipikirkan untuk dialihmediakan atau dibuatkan copynya.
Beberapa Cara Proteksi Arsip Vital :
a) Duplikasi : membuat salinan arsip asli untuk mencegah hilangnya arsip asli .
b) Pemencaran (dispersal) : dilakukan untuk antisipasi terjadinya bencana yang mengakibatkan kerusakan arsip vital.
Sasaran dalam Pencegahan dan Pemulihan Arsip :
• Adanya metode yang efektif dan efisien dalam pencegahan kerusakan arsip
• Adanya koordinasi dalam melakukan pemulihan arsip pasca bencana
• Meminimalkan adanya gangguan terhadap bencana terhadap kegiatan rutin
• Membatasi perluasan kerusakan dan mencegah terjadinya kerusakan yang lebih luas
• Menyediakan jasa dan operasi pemulihan yang cepat
• Mencegah kerusakan terhadap harta dan aset organisasi
• Menjamin kelangsungan organisasi akibat terjadinya bencana
Bentuk-bentuk Metode Pemulihan Arsip Vital
• Vacuum Freeze Drying : proses yang dilalui bahan-bahan arsip kertas untuk dikeringkan dalam ruang bersuhu tinggi
• Vacuum Drying : sarana untuk memproses kertas-kertas basah di ruangan kering
• Freezing : kertas yang basah dimasukkan ke ruangan yang bersuhu di bawah titik beku
• Air Drying : pengeringan udara dilakukan pada suhu 10-12 derajad celcius dengan kelembaban 25-35%
11 April - 17 April 2016
FORUM DISKUSI 7
topik diskusi yang akan didiskusikan kali ini adalah tentang langkah-langkah apa saja yang dapat dilakukan dalam pengamanan arsip vital elektronik?
Tugas 3
1.Apakah yang dimaksud dengan kegiatan pemulihan arsip/ jelaskan
2.Apakah yang anda ketahui tentang reprografi arsip vital elektronik/ jelaskan.
INISIASI 7
Proteksi Arsip Vital Non Kertas (elektronik)
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ini kita akan membicarakan mengenai Proteksi Arsip Vital non kertas (elektronik)
Media Rekam Arsip Elektronik :
Media bentuk khusus
Media magnetik
Media optik
Metode Proteksi Arsip Elektronik :
Metode rekaman data
Microforms sebagai sumber cadangan
Perlindungan file-file EDP
Reprografi arsip vital elektronik adalah penggandaan sebuah dokumen yang mencakup copying, duplicating, microcopying.
Dalam arsip vital elektronik, reprografi yang sering digunakan adalah bentuk microcopying dengan mengalihmediakan arsip yang semula dalam bentuk kertas dan di buat back-up untuk disimpan dalam betuk media lain selain kertas.
Pengamanan dan Pelestarian Arsip Vital Elektronik :
Pencurian dan pengkopian arsip elektronik biasanya tidak meninggalkan bekas. Untuk menghindari pencurian arsip, pengkopian arsip, dan penghancuran arsip elektronik salah satu caranya adalah memberikan password untuk membuka arsip elektronik
18 April - 24 April 2016
FORUM DISKUSI 8
Mengapa manual diperlukan dalam pengelolaan arsip vital?
INISIASI 8
Manual Dalam Pengelolaan Arsip Vital
TUTOR : HERWATI DWI UTAMI
Untuk pertemuan ini kita akan membicarakan mengenai Manual Pengelolaan Arsip Vital
Manual Pengelolaan Arsip Vital berfungsi sebagai petunjuk untuk melaksanakan pekerjaan dalam mengelola arsip vital.
Informasi dalam Manual Arsip Vital :
Penanggung jawab program arsip vital
Instruksi dan prosedur pengidentifikasian arsip vital
Metode perlindungan dan penyimpanan lokasi arsip vital
Metode peminjaman dan penemuan arsip vital
Instruksi dan prosedur pemindahan arsip vital
Instruksi dan prosedur pemusnahan arsip vital
Formulir yang digunakan dalam arsip vital
Jadwal Retensi arsip
Manual arsip vital harus memenuhi syarat sebagai berikut :
Bahasa yang digunakan bersifat teknik operasional
Bahasa harus singkat, jelas
Didukung oleh air kegiatan (flow–chart)
Usahakan manual disusun dengan jumlah minimal
Sumber : elearning.ut.ac.id
Langganan:
Postingan (Atom)